わたくしあっぷすが Google Apps を業務で利用するようになってから数年が経ちますので、すっかり慣れてしまいましたが、あらためて普段の業務で Google Apps のツールを活用したコミュニケーション方法を考えますと、大きくこの 6 種類かと思います。
あっぷすの Google Apps ツール活用：コミュニケーション
- ちょっとしたやりとりは、断然、ハングアウトのテキストチャット
- 長文になったり、関係者が複数いる場合は、Gmail からメール
- 予定に関することは、カレンダーから「ゲストにメールを送信」
- ファイル共有は、ドライブの共有設定からメッセージ送信
- 資料やデータに関することは、スライドやスプレッドシートのコメント機能
- 会話をしたい！と思ったら、ハングアウトのビデオ通話でコール
ちょっと前の連絡方法と言えば、メールか電話のみでしたね。
上記の連絡をすべてメールか電話だけでやろうと思うと、かなりの時間をロスしてしまうか、あるいはそのコミュニケーション自体が無かったかもしれません。ツールの使用で、コミュニケーション方法が大きく変化しました。
リアルタイム性を考えると、テキストチャットでのやりとりが加わったことで、やりとりがとにかく早くなりました。そして、資料を共同編集するなかでは、ドキュメント上でのコメントでのやりとりができるようになったのが、コミュニケーションの効率化という面ではとても大きいですね。
これらのコミュニケーション方法を考えたときに、手段がパソコンだけでなく、モバイル端末でも行えることが、さらなる高速化に繋がっています。
みなさんのチームでは、どんな手法のコミュニケーションが多いでしょうか？Google Apps を導入しているのに、上記のなかでまだ使っていない方法があれば、ぜひ使ってみてください。そして、チームで採用して、チームワークに向上に役立てていただけるとうれしいです。
念のためにやり方をおさらいしましょう！
1. ちょっとしたやりとりは、断然、ハングアウトのテキストチャット
チームメンバーを入れたグループチャットなら、オプション設定からグループ名を適宜変更すると便利ですよ。
2. 長文になったり、関係者が複数いる場合は、Gmail からメール
「ドライブを使用してファイルを挿入」も、使ってみてくださいね。
3. 予定に関することは、カレンダーから「ゲストにメールを送信」
ワンクリックで予定のゲストにメッセージを送信できるのが、本当に便利です。
4. ファイル共有は、ドライブの共有設定からメッセージ送信
Google ドライブのなかで、ファイルを選択して [共有] から、ユーザーを追加して [メモを追加] 欄にメッセージを書いて送るだけ。
5. 資料やデータに関することは、スライドやスプレッドシートのコメント機能
[+ アドレス] で、コメントの宛先を指定することができますので、誰宛てのメッセージかわかります。コメントの履歴が残るのも便利ですね。
6. 会話をしたい！と思ったら、ハングアウトのビデオ通話でコール
ワンクリックでビデオ通話を開始できます。パソコンだけでなく、スマートフォンなどモバイル端末でも簡単に使用できるのが手軽さのポイントですね。
いかがでしたか？状況にあわせてツールを使い分けることで、普段のコミュニケーションは、もっと効率化することができますよ。
本日の質問者：
あっぷす先生、ありがとうございます。
お話をうかがって、まだまだ連絡方法といえば、電話やメールが主だなぁと思いました。でも、テキストチャットやコメント機能のほうが、効率的にやりとりできる場合もありますよね。
もっともっと、各ツールの機能を使っていきたい！と改めて思いました。
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あっぷす先生とは？
あっぷす先生は、クラウド型グループウェア Google Apps for Work（グーグルアップス）をこよなく愛する Apps ユーザーの一人。ツール機能を使いこなすことから、ついたあだ名が「あっぷす先生」。Google にも認められ、Google for Work 公式ブログで Google Apps の活用術を発信中。
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