Google Cloud Japan 公式ブログ: G Suite 導入事例

Google ドキュメントから、ハングアウト、Jamboard まで。G Suite を積極活用し、従業員の生産性を向上。社内の “変化” を加速させることで、“顧客に支持され続ける” 企業へ

2019年6月28日金曜日

「我々のような規模の企業こそ、積極的に G Suite のようなサービスを導入すべき」と語るのは、東京・埼玉で 33 店舗のガソリンスタンドを経営するヤマヒロ株式会社の山口寛士社長。小売サービス業という特性上、従業員の多くが PC をほとんど使わない中、なぜ G Suite を導入したのか。それによって同社の働き方、生産性がどのように改善したのかを聞いてみた。

ヤマヒロ株式会社東京・埼玉エリアでガソリンスタンド、整備工場を展開（1952 年創業）。
現在はガソリン販売のほか、自動車整備や販売、レンタカー事業なども行っている。従業員数は 360 名（2018 年 6 月時点）。写真右から

代表取締役社長山口寛士氏

取締役本部長 HR・IT 担当市川勝利氏

取締役本部長第三事業部・JQA 担当経営品質協議会認定セルフアセッサー伊藤将人氏

社内の情報共有に、クラウドベースの G Suite で革命を起こすドキュメントからハングアウトまで、G Suite が従業員の生産性を向上

G Suite により、これまでできていなかったことができるように『Jamboard』の導入で G Suite 活用をさらに加速

こちら

メタウォーター株式会社の導入事例：Jamboard でチームのアイデアを共有し創造性を発揮。G Suite との連携による共同作業で働き方改革を実践

2019年3月8日金曜日

写真左から

経営企画本部 IT企画部情報革新グループ　山村浩章氏

財務企画室長執行役員　中川雅幸氏

経営企画本部 IT企画部部長　上野隆史氏

経営企画本部 IT企画部情報革新グループマネージャー　森田岳氏

メタウォーター株式会社 Jamboard など Google Cloud のサービスを楽しみながら活用することで働き方を変革

Jamboard は業務を効率化できる先進的なハードウェア

こちらこちら

横浜ゴム株式会社の導入事例：働き方改革の実現に向け、G Suite への全面移行を決意

2019年1月31日木曜日

横浜ゴム株式会社

こちらこちら

株式会社TBSテレビの導入事例：G Suite を活用した働き方改革で労働時間削減と生産性向上を両立。いつでも、どこでも、セキュアに仕事ができる環境を実現

2019年1月22日火曜日

株式会社TBSテレビ 2015 年 4 月に、テレビ放送 60 周年を迎えた TBS。総合メディアグループとして、放送、映像・文化、配信、不動産・ショッピングなどの事業を展開。放送文化の担い手としての役割を果たし、視聴者の人生に輝きを届ける取り組みを推進している。 写真左から

情報システム局システム開発部部次長　稲川太郎氏

情報システム局システム開発部　峯松健太氏

クラウドストレージを無制限に利用できる G Suite を採用

文書を複数の担当者で編集できる G Suite の共同編集は秀逸

Google Cloud Video Intelligenceこちらこちら

J.フロントリテイリング株式会社・YKK AP 株式会社の導入事例動画：ワークスタイル変革のために大手企業が G Suite を導入した理由とは

2017年9月12日火曜日

J.フロントリテイリング株式会社G SuiteYKK AP 株式会社フルクラウド構成サービスの G Suite の導入により運用のコストを最小化することに成功。Google Cloud Search日々のストレスや業務工数が大幅に削減されるでしょう。 G Suite は他社サービスとどう違うのか ?〜大手企業の G Suite 採用理由を実際にご紹介〜こちら

オープンハウスも Google へ - G Suite、Google Cloud Platform の導入で、劇的なデジタルトランスフォーメーションに成功

2017年7月26日水曜日

株式会社オープンハウス CIO 田口慶二氏

■ 利用している Google Cloud サービス
G Suite、Google Compute Engine、BigQuery など

■ 株式会社オープンハウス
1997 年設立。土地を確保し、家を建て、それを売るまでを一気通貫で行なう、SPA（製販一体形）のビジネスモデルで、新築戸建物件の販売を行なう。2012 年以降、自社ブランドによる営業を開始し、知名度も向上。現在は国内だけでなく、海外（米国・中国）でも精力的に事業を拡大している。

G Suite の導入による業務効率向上で働き方が変わった

「それまで我が社では、メールシステムのみクラウド環境で、他社内システムは社内にサーバーを構築、運用していたのですが、2015 年初頭にオンプレミスへの投資を停止。コミュニケーション基盤を G Suite に移行し、同時に全社員にスマートフォンを持たせることで、“モバイルファースト” に大きく舵を切りました。」
そう語るのは、株式会社オープンハウスの CIO（最高情報責任者）である、田口慶二さん。それまで同社では、営業部隊の情報共有を社用のフィーチャーフォンへのメール一斉同報などで行なっており、それが正確な情報共有を妨げていたのだそうです。あるときは、メールの文字数制限で重要な情報が現場に届かず、大きなトラブルを引き起こしてしまったということも。そうしたトラブルを未然に防ぐため、ミドル / バックオフィスの担当者が、わざわざ現場の担当者に電話して回るという非効率も発生していました。
「G Suite 導入の目的は、こうした情報共有の最適化によって、お客様に正しい情報を速やかに提供できるようにすることと、営業部隊が効率的に業務を遂行できるようにすること。そのために行なったことの 1 つが、営業資料の電子化です。物件情報などを全て PDF 化し、これを Google ドライブで共有することで、営業が出先から何時でも好きな情報を自由に取り出せるように。資料を取りに戻ってくる必要がなくなったので、直行直帰でも質の高い仕事ができるようになりました。」（田口さん）

面白かったのが、これによって “優秀な営業” の定義が変わったことだと田口さんは続けます。それまでは、毎朝、会社の資料庫から、適切な情報を素早く見つけることのできる者が優秀とされていたのですが、電子化以降は、より本質的な営業能力が問われるようになったそうです。
「また、G Suite の導入と並行して、申請書・稟議書などのやり取りも電子化したのですが、これによって、社長・重役決裁までの速度が劇的に向上しています。決裁時に参考資料として提出される現地写真も、スマートフォンで撮ったものを自動的にクラウドへアップロード・共有する仕組みを作ったことで効率化。これまでは調査から意思決定までおよそ 2 週間はかかっていたのですが、今ではこれが最短 2 日程度になっています。事業スピードが格段に向上しましたね。」（田口さん）
こうした劇的な「デジタルトランスフォーメーション」は、従来の非効率な環境で苦労していた現場スタッフ陣から大きな感動を持って受け入れられました。導入前は少なからず、やり方が変わってしまうことへの抵抗があることを想定していたそうですが、すんなりと移行できたとのこと。むしろ、情報を効率的に共有でき、会社に身体を縛られないメリットの方が大きかったようです。
「多くの社員が既に Gmail などの Google サービスを利用していたこと、そして、移行に際し、チェンジマネジメントの観点から、営業部門で活躍していた若手を情報流通のコミュニケーションエバンジェリストとして引き抜き、営業担当者の目線で新環境のペネトレーションに貢献してもらったこともスムーズな移行に貢献したと考えています。」（田口さん）

Google ドライブを活用して、物件情報を社内で共有

来たる “AI の時代” を見据えて Google Cloud Platform への移行を決意

先に田口さんが語ったように、オープンハウスは 2015 年初頭にオンプレミスへの投資を取りやめ、同社の ICT 環境をクラウド化させていく道を選びました。近年、多くの企業が頭を悩ませているディザスタリカバリー（災害被害の予防・回復措置）対策や、安定稼働のための冗長化コストをオンプレミスで担保していくことが難しいと判断したためです。また、これを機に、これまでパートナー企業に依頼していた業務システムを自社開発に切り替え、さらなるスピードアップを図りたいという狙いもありました。

ただし、その際選んだのは、他社のクラウドプラットフォーム。そして、移行から約 2 年間、特に大きな問題は起きていなかったそうです。しかし、この春、オープンハウスは、SFA（Sales Force Automation）や工事物件管理システムなど、多くの業務システムを GCP に移行させはじめました。なぜでしょうか？

「これから先の、中長期的な IT 基盤を検討していくとき、今や AI は無視できない存在。我々としても、将来的には一部業務を AI にシフトしてコストを削減したいというもくろみがあります。そう考えたとき、実はモバイルシフト、クラウドシフトの際もそうだったのですが、我々と Google の見ている未来が重なっているな、と。また、これまではシステムリソースの監視をパートナー企業にお願いしていたのですが、GCP なら、Stackdriver を使うことで、従来の他社クラウドも含めてモニタリングでき、コストを大きく削減できるというメリットもありました。費用面では分単位で課金され、使っていない時にはお金がかからないというのも大きかったですね。その上で、昨年 11 月に東京リージョンが追加されたことも背中を押してくれました。」（田口さん）

こうして現在は、基幹システムのごく一部を除き、業務機能のほとんどを GCP に移行済み。他社クラウドから動かせないものについては、BigQuery 経由で接続し、GCP 上にデータを蓄積するようにしています。そして、来年以降はこうしたデータを AI で活用していく予定。機械学習（Machine Learning）、深層学習（Deep Learning）を駆使して KFS（Key Factor for Success）を浮き彫りにし、社内でのノウハウ共有、スキルの底上げ、定着の加速化に役立てていくそうです。

「GCP 導入のおかげで、開発チームが最も重要な企画部分に知恵と時間を割くことができるようになり、大きく作業効率が向上しています。もちろん、費用面でも既に大きな効果が出ています。あくまで一般論ですが、東証一部上場企業が IT 投資として売上の 1～1.5% を使っている中、我が社は、内製で機動的に動くことができる技術者を国内外に有し、サービス自体にかかる費用でも 30% 程度のコスト削減効果が得られているほか、 GCP のライブマイグレーションにより冗長化の必要がなくなり、単純にコストが半分になるなどしたことで、5～6 分の 1 程度のコストで最先端の業務システム基盤を実現し運用することができました。今後も、G Suite と GCP、2 つのサービスがシナジーを生んでくれることに期待しています。」（田口さん）

株式会社オープンハウスの導入事例 PDF はこちらをご覧ください。

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帝国ホテルも Google へ - お客さまの「帝国ホテル」への信頼を裏切らない新時代の情報システムを求めて G Suite Business を導入

2017年6月2日金曜日

日本を代表する高級ホテルとして世界的にもその名を知られる「帝国ホテル」が 2016 年 11 月より、メールを中心とした情報システムを G Suite に移行した。その理由と現在の活用状況、そして同社が G Suite を活用して今後実現しようとしていることを訊く。多岐にわたる顧客情報も取り扱っている帝国ホテルが、その情報システムに求めるものとは一体何だったのか。

写真左から

株式会社帝国ホテル

情報システム部　福壽太郞氏

情報システム部　課長廣石征司氏

情報システム部　システム課　副支配人　白坂孝一氏

株式会社帝国ホテル

情報漏洩はもはや他人事ではないという危機感「たしかにきっかけはメールアプライアンスの販売中止なのですが、それよりも、当時話題となっていた企業の情報漏洩問題への対策が急務だと考えていました。事故を起こした企業の情報システムについて調べれば調べるほど、それが誰にとっても他人事ではないことが分かります。当時のシステムが悪いものだったとは言いませんが、高度化するサイバー攻撃や、さらなる IT 活用を推進していくためにも、よりセキュリティ性の高い情報システムに移行せねばならないという危機感があったのです。例えば、メールやその添付データを従業員のPC に保存できてしまうような仕組みはもう時代遅れ。こうした仕組みを今回の移行時に改めたいと考えました。」
そのほか、同社のメールシステムには、それぞれのメール保存領域が小さすぎるという問題も。古いメールを一定期間で削除しなければならない手間やリスクについて、現場の声を聞いていた。

G Suite で “世界最高水準のセキュリティ” を実現

これを受けて、2016 年夏ごろから、クラウド、オンプレミスを問わず、多数の情報システムを検討開始。最終的には 3 社に絞り込み、そこから G Suite が選ばれることとなった。「決め手となったのは、やはりセキュリティ面。Google では約 550 名ものセキュリティ専門家が最新のセキュリティ情報に基づき、サーバーを監視してくれているということが心強かったですね。オンプレミスではそんなことは到底できませんから。そのほか、添付ファイルをまずプレビューで確認できることや、万が一、添付ファイルなどが流出しても高度な暗号化によって容易には開けないようになっていること、新たにネットワーク設備を追加することなく導入できることも決定を後押ししてくれました。他の選択肢では必須のセキュリティ機能追加が別料金だったり、社内ネットワーク環境を作り変えなければならない問題があったので、G Suite の高機能・柔軟性はありがたかったです」（同社情報システム部システム課副支配人白坂孝一氏）

「経営陣にはこれを『専門家による世界最高水準のセキュリティを一定の対価で享受できる』とプレゼン。なおこの際、調査会社から『 Google を選択している企業はイノベーションを求める傾向が強い』というコメントをもらっていたことも少なからず影響がありました。帝国ホテルはどうしても保守的な企業と思われがちなのですが、実は革新的なことに積極的にも取り組んでいこうという社風があります。今回はまず Gmail ありきでしたが、ハングアウト、Google+ など、Google の各種サービスが、我々の今後の “働き方” を変えてくれるのではないかという期待感もあったんですよ。」（廣石氏）

堅牢セキュリティでお客さまの情報を守り抜く

こうして 2016 年 11 月 1 日から帝国ホテルでの G Suite 運用がスタート。クラウドのメリットを最大限に引き出すため、PC 内にデータを保存しないことをルール化し、それを抜き打ちで検査するなど、当初はその活用法を徹底的に教え込んだと言う。

「従業員向け講習会を東京・大阪で合計 20 回ほど実施しました。IT リテラシーには個人差があるので、皆が飽きてしまわないよう、分かりやすくメリットを強調するなど工夫しています。もちろん、それでもごく一部からは拒否反応も感じられたのですが、プライベートで Gmail を愛用していた社員も多く、移行は思ったよりもスムーズに進みました。そして、使い方さえ分かれば、後はメリットしかありません。メールを容量無制限で保存しておけることはとりわけ好評でした。」とふり返るのは、同社情報システム部の若手メンバーとして実際にその指導・サポート業務に従事した福壽太郞氏。

もちろん、主眼となっていたセキュリティ性の向上は、現時点では期待通り。クラウド認証システム「CloudGate UNO」や、誤送信防止システム「SPC Mail」といった外部セキュリティサービスとも連動させることで、より確実性を高めた運用を実現している。Google Vault を利用した対策も怠っていない。

「一度でも何かを漏洩させてしまえば、帝国ホテルへの信用を損なってしまいます。お客さまの信頼を裏切らないためにも、考え得る危険には全て配慮したいと考えました。」（廣石氏）

各種 Google サービスを活用した新しい取り組みも始まっている

そして今後の取り組みとしては、現在は別途外部サービスを利用しているファイルサーバーについても、Google ドライブ、Google ドキュメントの利用の可能性も検討しているとのことだ。

「すでにシステム部では利用を開始しているのですが、共同編集などは非常に便利ですね。Word や Excel からの乗り換えというハードルがあるため、今すぐには難しいとは思うのですが、段階的に他部署へも広めていきたいと考えています。Google フォームを使った定型書類の電子化なども研究中です。また、実験的な取り組みとしては、社内若手スタッフによる部署横断型の意見交換会、通称「アイデア提案道場」では、Google+ を使っているんですよ」（福壽氏）

株式会社帝国ホテルの導入事例 PDF はこちらをご覧ください。

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森ビルも Google へ - コミュニケーションやメディアなど事務支援ツールの枠を越えた新しい “働きかた” を Google が実現

2017年3月10日金曜日

森ビル株式会社G Suite BusinessGoogle Maps APIs

「それまで当社では業界定番とされていた老舗の業務システムを利用していたのですが、インターネットを中心とした各種テクノロジーが飛躍的に進歩していく中、将来性に不安を抱くようになりました。クラウドやモバイルなど、今では当り前とされている技術への対応が遅れており、業務の大きな足かせになっていたのです。」

そこで、2013 年頃から、業務システムの置き換えを検討。いくつかの選択肢の中から、G Suite が選ばれることになった。その理由について、システムを利用する側であり、G Suite の選定にも大きな役割を果たしたメディア企画部部長の矢部俊男氏は以下のように語る。「決め手となったのはずばり地図機能の充実。私たち不動産会社にとって、地図は毎日のように使うとても大切なもの。Google には、Google Maps や、Google Earth など地図サービスが多数用意されていたのが大きかったですね。ほか、YouTube の存在も大きかった。私の部署（メディア企画部）では、こうした事務支援ツール “以外” の、他のソリューションとの連携を特に評価しています。」
試験段階で G Suite を試用した社員からのアンケートも好評だった。「独立した機能をむりやり 1 つのパッケージにしたようなものが多い中、G Suite はオールインワンで、上手にまとまっているところに感心しました。中には『新しい働きかたができる可能性を感じた』という声も。また、個人的にはこうした先進性や、真面目な中でも、どこか遊び心を忘れない姿勢が、Google と森ビルで共通しているのではないかとも感じています。」（同社管理事業部・稲垣智弘氏）

また、期待されていた “将来性” についても、早くも多くの成果が実を結びつつあると前出・矢部氏は言う。「例えば Google Maps APIs を活用して、都市開発のプロモーションを行うなどしています。我々は場所を売る仕事なので、こうした取り組みができることはとても大事。また、社内に散在していた物件写真や 3 D データなどを地図上のピンに登録するかたちで集約するような仕組みも作っています。」

Google Maps APIs を活用した森 Map

「地図関連以外では、ハングアウトもかなり多用するようになりました。仕事柄、2 拠点作業や出張が多いのですが、これさえあればどこにいてもコミュニケーションが取れます。私がいないから会議ができない、なんてこともない。最近は、これを外部との連絡にも積極的に使うようになりました。利用環境が用意できないというお客さまにはこちらで Chromebook を購入して預けておくなんて事もしていますね。新幹線の往復料金を考えれば、数万円で購入できる Chromebook の方がよほど低コストですから。打ち合わせは Face to Face でやるべきだと言う人がいるのも事実ですが、かつて失礼とされていたメールでの連絡が当り前のものになったよう、ハングアウトも当然のビジネスツールになっていくと思いますね。」
さらに、この 1 月には全社員約 1300 名に待望のモバイルデバイスの配布が完了。リモートロックなど、スマートフォンのセキュリティ機能と組みあわせ、より効率的に、セキュアなかたちで Gmail や Google ドライブなどへのアクセス環境を提供できるようになった。「これまでに比べて明らかに便利なのが、スマホカメラで撮影した物件写真などを、自動的に Google フォトにアップロードしてくれる機能。社の Wi-Fi に繋いだ瞬間に共有されるのが好評ですね。もう、以前のガラケー環境には戻れません。」（前出・藤田氏）
とは言え、なお、森ビルにおける G Suite 導入はまだ道半ば。

「基幹部分でまだ移行できていないのが社内掲示板。あまりに長らく使いすぎたため、蓄積が多く、業務に特化してアプリ化しているものまであるため、単純に置き換えることができません。ただ、蓄積が重要でない掲示板については来年度から順次、Google サイトに置き換えていくことにしています。」（同社情報システム部・濵口幸子氏）
「個人的には一日も早く、全てを G Suite に置き換えてしまいたいですね（笑）。」（前出・矢部氏）

森ビル株式会社の導入事例 PDF はこちらをご覧ください。

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タビオも Google へ - 苦境をチャンスと捉え社内システムを大幅刷新。G Suite ならではの拡張性の高さを駆使し、社員に “新しい働きかた” を提案

2017年1月13日金曜日

およそ 50 年に渡る歴史を持つ、靴下専業の老舗メーカー・タビオ。 2008 年に現社長・越智勝寛氏が就任して以降は特にその勢いを増しており、近年では、大規模商業施設の一等地などに店舗を見かけるようになった。そんな同社の大飛躍を支えた新・業務システム「タビオネット」とは？そしてそこでどのように G Suite が活用されているのかを訊いた。

「きっかけは、2008 年度にスタートした J-SOX 法。それまでの我が社の情報システムはお世辞にも先進的と言える状況ではなく、IT 統制において大きなリスクとなっていました」と、当時をふり返るのは、タビオ株式会社システムソリューション部課長の中村寿史氏。サーバーなどを集約していた社屋も老朽化が進んでおり、フォレンジックの観点から移転が迫られていた。
「それまでのタビオは社内の情報共有ができていない会社でした。各種システムは導入していたのですが、それを効率的に運用することができていなかったのです。内部統制対応などのほか、店舗の情報などを共有できるツールが必要でした」(同社執行役員・長宗英雄氏)

長宗氏の指揮の下、さまざまな選択肢を検討し、最終的にG Suite（当時の名称は Google Apps for Work）が選ばれたのは、「単なるグループウェアにはない拡張性に惹かれた」（中村寿史氏）のだと言う。「とは言え、導入は簡単ではありませんでした。社長はシステムの全面刷新に積極的でしたが、それ以外の重役のほとんどが拒絶反応を示していたのです。導入コストやセキュリティなど、多くの点で反対意見が挙がりました。それを導入することで、どういうメリットが生まれるのかを想像できないという問題もありました」（長宗氏）

そこで長宗氏は、まず推進派の越智社長を中心に、ひっそりと Google カレンダーなどを活用し始め、そこから関連部署にその利便性を波及させていくという戦略を採った。そうしていく中で、役員たちの意識も徐々に変わっていったと言う。セキュリティに対する不安も、説明会を何度も実施することで、徐々に払拭していった。

また、見積もりレベルで数千万円と言われていた開発費用も、SE 経験のある中村寿史氏が中心となって Google サイトを駆使し内製化（サイトデザインなどは中村さゆり氏と、通販サイトのデザイナーが担当）することで実質ゼロ円に。まずは社内アンケートで必要な機能を募り、そこからわずか 2 か月強で基本となる業務システムを完成させることができた。

こうして内製した新しい業務システム「タビオネット」は、社屋移転に合わせ、2010 年より稼働開始。同時に社内のフリー Wi-Fi 化や社員へのスマートフォン提供なども行われ、社員の “働きかた” が大きく変わっていく。

中でも目玉となったのが、社内基幹システム（SAP）の売上や損益情報をスプレッドシートと連携させた「ショップデベロップメント」と呼ばれる BI ツール。必要なデータをクラウドからすぐに取り出せるようになったことで、会議や商談などで急にデータを求められた際にもその場で対応できるようになった。「こんなことは普通のグループウェアではできません。この拡張性の高さこそがシステム基盤としての顔も持つ、G Suite ならではの魅力だと感じています」（中村寿史氏）

また、ハングアウトの導入によって、会議に対する考え方も大きく変わった。これまではまずスケジュール調整から始めなければならなかったのだが、社長の一声でこれを廃止。ビデオチャットを駆使することで、いつでも、必要な時にミーティングできるようにした。

さらに、勤怠管理や各種稟議もタビオネットに統合・電子化（ワークフローシステムとの連携で実現）。これについては総務部係長の池田智也氏が次のようにそのメリットを語ってくれた。
「紙の稟議書を使っていた時代は、上司が出張中で承認が下りないなんてことがあったのですが、今ではスマートフォンなどからもリモートで承認できるようになり、劇的に業務効率が向上しました。また、こうした “誰もが使う機能” を早々に電子化したことには、タビオネットへの拒否感を低減する効果があったように思います。加えて、総務部としては社内規定をクラウド化できたことも大きなメリットだと考えています。これがなければ、J-SOX 法対策として、全ての店舗に紙の書類を配布しなければいけませんでしたからね」

タビオネットの今後については「稼働開始以降、毎週のようにやっていた機能追加がやっとひと段落付いたところ」（長宗氏）と前置きしつつ、将来的にはフランチャイズ店や、取引先の工場などにもこのシステムを広げていきたいとのこと。また、同社ではクラウドという強みをいかし、本格的な在宅勤務も視野に入れているそうだ。
「まだ実験段階ですが、現時点での評価は上々です。これが上手く行けば、将来的にはせっかく移転したこの新社屋もいらなくなってしまうかもしれませんね（笑）」（中村寿史氏）

タビオ株式会社の導入事例 PDF はこちらをご覧ください。

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グッデイも Google へ - Google フォームやスプレッドシートを駆使することで在庫管理から社外調査まで、効率的な情報共有に成功。新たな “チャレンジ” に取り組む余裕を生み出した。

2017年1月10日火曜日

九州北部を中心に成長を続けているホームセンター「グッデイ」。同社 3 代目新社長の旗振りのもと、積極的に最新テクノロジーを導入し、これまでにない多くの画期的な取り組みを成功させている。そんな同社が今、G Suite を選んだ理由とは。

2008 年、株式会社グッデイ（当時の社名は嘉穂無線株式会社）に入社した柳瀬隆志氏は、まず、電話とファックスが中心だった、旧態依然とした社内システムの刷新を敢行。世界的に定番とされているコラボレーションツールを導入するなど社内の IT 化を推進した。しかし、操作性の分かりにくさや、動作速度の遅さなどから業務効率の向上は思うようには進まなかったと言う。また、福岡、佐賀、大分、熊本、山口の 5 県に展開する 63 店舗の売り上げ集計・分析もスマートにできていたとは言えず、少なくない機会ロス、商品ロスを発生させてしまっていた。

そこで柳瀬氏は昨年、業務システムの刷新を決意。当初は国内企業向けに開発された国産グループウェアの導入が無難だと考えていたが、実際にさまざまなサービスを試してみたところ、G Suite（当時の名称は Google Apps for Work）が最も理想的だった。「 G Suite は機能がシンプルにまとまっていて、何より速かったんです。もちろん不安もあったのですが、将来のことも考え、ここはチャレンジングな選択肢を選ぶべきだろうと考え、Google に決めました」（柳瀬氏）その不安とは、先進的過ぎるサービス内容が既存ツールの使い勝手に慣れていた社員が使いこなせないのではないかということ。しかし、それは杞憂だった。「社員の多くが、スマホなどの普及によって Gmail や Google カレンダーなどの Google サービスに慣れ親しんでいたこともあり、皆、あっという間に使いこなせるようになりました。中でも印象的だったのが、会議室の予約システムを Google カレンダーに移管したときのこと。使いこなせない人が出てくることを想定し、それまで通りのホワイトボードに予定を書き込む仕組みも残しておいたのですが、稼働日から一斉に皆が Google カレンダーを使うようになり、わずか半日でホワイトボードがお役御免になりました（笑）」（柳瀬氏）

現在、グッデイでは各店舗を統括する店長および、売り場リーダーにタブレットを支給。スプレッドシートを使った売上情報管理や発注を行なっているほか、Google ドライブで売り場の商品陳列写真や、商品の実演販売動画などといったノウハウを共有している。「鮮度管理が重要な花の苗など、特定の商品の在庫調査を依頼する際には、各店舗で Google フォームを使用して数値報告をしてもらうようにしています。以前は、専用の Excel シートに個別に入力してもらっていたため、その集計作業に膨大な手間が掛かっていたのですが、G Suite 導入後は入力をGoogle フォームで、集計された結果をスプレッドシートで見るという形になり、データのとりまとめ作業が不要に。色々な調査を依頼しやすくなりました。ほか、Google フォームは社外取引先へのアンケートなどにも利用しています。これまでは別途ツールを利用していたのですが、Google フォームなら思い付いたと同時にアンケートを作り、すぐに配布できるメリットがあります」（柳瀬氏）また、先の熊本地震では災害時の情報共有にも G Suite が活躍。多人数が同時編集可能なスプレッドシートのメリットを最大限に活かし、店舗の状況報告や店員の安否確認、各地で不足する物資の効率的な流通、緊急発注などをスムーズに行うことができたと言う。以前であれば、こうした取り組みを行うごとに専用のシステムを発注せねばならなかったのだが、今では現場の担当者がスプレッドシートなどを駆使して手早く、ローコストで、使いやすい仕組みを組み上げられるようになった。想定外のトラブルが発生した時に、自分たちでそれを修正していけるメリットもある。
「毎週行なわれる店長会議が完全ペーパーレス化できたのも大きな成果でした。それまでは 63 店舗分の売り上げレポートなどをまとめて100 ページ以上もある冊子を毎回人数分印刷していたのですが、今ではそれらを全て Google ドライブで共有するように。印刷代の削減もありがたかったのですが、何より、データを検索・分析できるようになったことがうれしかったですね」（柳瀬氏）

Google サイトで作成した社内ポータルサイト。
Google ドライブや業務に必要な情報はポータルサイトに集約。

2015 年 5 月の導入から、およそ 1 年半が経過した。今や、G Suite はグッデイの経営に欠かせないツールとなりつつある。しかし、同社の IT 化はまだまだ道半ばなのだと柳瀬氏は言う。「次に導入したいのがハングアウト。これまで電話やメールを使うしかなかった、店長間の情報共有にビデオチャットを利用したいと考えています。タブレットで店頭の様子をリアルタイムに見せながらノウハウを伝授したりといったことを実現したいと考えています」

株式会社グッデイの導入事例 PDF はこちらをご覧ください。
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ヤッホーブルーイングも Google へ - 在庫管理部門の総残業時間が約 250 時間から “ゼロ” に。 G Suite が社内「コラボレーション」と「コミュニケーション」の断絶を劇的に改善

2017年1月6日金曜日

これまで、のどごし、苦み、爽快感が至上の価値とされていた国内ビール市場に、香り、味わい、コクといった新たな価値観を盛りこみ、日本を代表するクラフトビールとなった「よなよなエール」。以降、数多くのオリジナリティあふれる製品群でクラフトビールメーカー最大手（ビール業界全体では 6 位）にまで上り詰めた株式会社ヤッホーブルーイングだが、あまりの急成長に社内システムの整備が追いついていなかった。それを G Suite がどのように解決したのか。

G Suite 導入前、 2013 年当時の株式会社ヤッホーブルーイングが抱えていた問題は大きく 2 つ。東京と佐久（長野県）の拠点間での情報が分断されがちになっていたことと、メールや Skype などといったコミュニケーションツールのアカウント取得・運用を各社員に任せていたこと。近年のクラフトビールブームも追い風となり、約 4 年で社員数が 40 名から 140 名に急増する中、早期の解決が望まれていた。「チームによって Skype を使っていたり、 LINE を使っていたりというツールのばらつきのほか、個人のスマホを使って会社メールの送受信ができるようになっていましたが、そのスマホのセキュリティの確保は個人の意識に依存しており、会社としてセキュリティの担保ができにくい状況にありました。特に後者はすでに社会問題にもなっていたため、何とかしなければならないと考えていました」（同社・西川季宏氏）

（写真左から）よなよなエール広め隊（広報・YPP担当）飯野真梨子氏ハッピーお届け隊（物流）高橋直也氏経営企画西川季宏氏 Strategy & Promotion 清水俊介氏
「当初から本命は G Suite （当時の名称は Google Apps for Work ）でした。弊社の企業文化として “フラット” というものがあり、それが Google の文化と親和性が高いように感じたのもありますね。機能面でも、 1 つの文書を複数メンバーが同時編集できる機能が非常に魅力的でした。フラットゆえに、部署の垣根を越えたプロジェクトがとても多く、そうした機能のニーズはあると感じていました」（西川氏）
これを受けて、 2013 年 9 月に G Suite を導入。まずは社員のメール環境を置き換えるところから始め、以降、段階的に Google ドライブなど、新たな機能を使い始めていった。なお、同社にはいわゆる IT 部署が存在しないため、詳しいスタッフが率先するかたちでスキルアップを図っていったとのこと。「スプレッドシートを使った飲み会の出欠など、敷居の低いものから利用が始まり、各スタッフが勉強しながら活用のレベルを上げていきました」（西川氏）

G Suite 導入でまずめざましい効果を得られたのが “コラボレーション” の面。社内の IT リテラシーの高いメンバーが中心となって、積極的に新しい技術を試していったことが功を奏した。その 1 人である、同社 Strategy & Promotion 担当の清水俊介氏は、主にスプレッドシートによる業務効率改善について次のように語ってくれた。「 Excel に慣れ親しみすぎていたので、当初はスプレッドシートに懐疑的でした。ただ、複数メンバーで情報を入力・共有したりする作業では、スプレッドシートが圧倒的に便利。業務プロセスをきちんと設計した上で、上手に活用すれば簡単かつほぼゼロコストで本格的な業務システムを作りあげることができます。中小企業にとって、これは非常に力強い武器になると言えるでしょう」
その実例が、商品の在庫管理システム。ヤッホーブルーイングは酒類を扱うメーカーという特性上、酒税管理の観点から日次でシステム在庫と実在庫を照合する必要がある。 G Suite 導入までは、まず倉庫側スタッフが紙ベースで実在庫をカウントして Excel に転記、それを事務所にメール、事務所側スタッフが紙にプリントアウトしてシステム在庫と照合……といった人的ミスの温床となりかねないようなやり方で行なっていた。

「 G Suite 導入後は、これをモバイル機器からスプレッドシートに直接入力する方法に変更し、種々の機能を組み合わせることで、クラウド上で実在庫とシステム在庫を自動照合する仕組みを実現。入力開始と同時にリアルタイムに在庫ずれが可視化されるため、原因究明が劇的に正確に、高速になりました。結果、それまで受注担当者 1 名、出荷担当者 2 名で合計約 250 時間 / 月もかかっていた残業時間がほぼ “ゼロ” になったんですよ。このスプレッドシートは、今も現場のスタッフが随時アップデートさせて機能を向上中です」（同社物流担当・高橋直也氏）
加えて、今年に入ってからは “コミュニケーション” の面においても、 G Suite の活用を拡大。その象徴とも言えるのが、ハングアウトの導入だ。各自が個別のチャットツールを使い分ける煩雑さが解消されたほか、退職者のアカウント管理など、セキュリティ性も大きく向上していると言う。

さらに、新たな試みとして、通常の Chromebox for meetings でのテレビ会議だけでなく、長野・東京と離れた各施設をGoogle ハングアウトで常時接続することに挑戦。各施設に Chromebox とカメラ、大画面テレビを配置し、あたかもそれぞれの施設がつながっているような環境を構築した。

特に用事のないときでもつなぎっぱなしとなるのだが、これが社員急増や遠隔地勤務による人間関係の希薄化を防止する効果が得られているとのこと。もちろん、東京の自分のデスクから、長野の会議室で行なわれているミーティングに参加できるなど、業務面でのフレキシビリティも大きく向上している。

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