Google Cloud Japan 公式ブログ: あっぷす先生誤解をとく！

あっぷす先生誤解をとく！その ④：Gmail とメールクライアント

2016年4月1日金曜日

みなさん、こんにちは。
本日の「あっぷす先生誤解をとく！」は Gmail がテーマです。

Google Apps for Work を導入すると、独自ドメインで Gmail を使うことができるのは大きな利点ですが、端末によっては、使い慣れたメールクライアントをそのまま使えたらいいのになぁ…そんな風に思っている方はいませんか？

実は、Outlook や Apple Mail などのメールクライアントに Gmail を設定することが可能なんですよ！メールは Gmail しか使用できない、というのは誤解なんです。

● Gmail を他のメールクライアントに設定する

メールクライアントで Gmail を利用するには、プログラムを使用してメールを閲覧できるように設定します。IMAP または POP と呼ばれるプロトコルを使用します。設定をすれば、すべての Gmail ユーザーに無料でご利用いただけるものです。

IMAP または POP、言われてもピンと来ませんよね。メールをサーバに保管して、それをメールクライアントを利用して閲覧するのが IMAP、そして、メールクライアントにメールをダウンロード・保管して閲覧するのが POP なのですが、端末を問わずいつでもすべてのメールを閲覧できるようにするには、IMAP が適していると言えます。本日は、この IMAP でご説明しましょう！

Gmail の右上の歯車のアイコンをクリックし、[設定] を選択。[メール転送と POP/IMAP] をクリックします。このなかで、[IMAP を有効にする] を選択し、[変更を保存] をクリックします。これで Gmail 側の IMAP 有効化が完了しました。

次に、メールクライアント側にサーバー情報を設定します。設定といっても、このページにある情報を記入するだけ。*

* メールクライアント側の詳しい設定方法は、お使いの各メールクライアントのサポートセンターでご確認ください。

● GASMO で Gmail だけでなく、カレンダーや連絡先も同期する

たとえば、Google Apps に切り替えた後もしばらく Outlook を使用したい、という場合は同期して併用できると効率的ですよね。実は Google Apps Sync for Microsoft Outlook（GASMO）を利用すると併用が可能なんですよ。

GASMO は、Microsoft Outlook を Google Apps のメール、カレンダー、連絡先のクライアントとして使用するための Microsoft Outlook プラグインなのですが、このプラグインを使用することで、メール、カレンダーの予定、連絡先すべてが、Google Apps と Microsoft Outlook の間で簡単に同期されます。

このプラグインは Google Apps をご利用の方ならどなたでもダウンロードできます。こちらからダウンロードしたGASMO を起動し、同期を行うアカウントを設定すれば、データの同期が始まります。Google Apps に移行する際などにも便利な機能ですよね。

※ Apps 管理者が、あらかじめ管理画面で同期の許可設定を行う必要があります。

● あっぷす先生の +1：未読数だけがどんどん増えてしまう…という方にオススメの機能

普段の業務のメインコミュニケーションツールがメールである、という方も多いと思います。少し間が空いてしまうと、未読数がどんどん増えていく…そんなことはありませんか？「おしえて！あっぷす先生」で紹介しているラベルとフィルタ機能の活用や、定型フォーマットの登録など、Gmail の便利な機能で使い勝手を良くすることができます。

本日はもうひとつ、あまり知られていない機能をご紹介しましょう。「スレッドをミュートにする」という機能です。CC に入っているけど、実は関係がない内容。でも、そのスレッドにどんどんメールが入って未読数が増えていく…というときに使用すると便利な設定です！

メールを選択し、上部の「その他」をクリックすると、選択肢の中に「ミュート」が出てきます。これをクリックするだけ。スレッドをミュートすると、スレッドのそれ以降のやり取りが受信トレイに届かなくなります。

あっぷす先生コーナーで取り上げるテーマを募集します！

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あっぷす先生とは？

あっぷす先生は、クラウド型グループウェア Google Apps for Work（グーグルアップス）をこよなく愛する Apps ユーザーの一人。ツール機能を使いこなすことから、ついたあだ名が「あっぷす先生」。Google にも認められ、Google for Work 公式ブログで Google Apps の活用術を発信中。

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あっぷす先生ってどんな人？詳しくはこちら

あっぷす先生の過去ブログの記事は #あっぷす先生から

Google Apps for Work 公式サイト >> あっぷす先生の入門講座

あっぷす先生誤解をとく！その ③：クラウドセキュリティ

2015年12月3日木曜日

みなさん、こんにちは。本日の「あっぷす先生誤解をとく！」はクラウドセキュリティがテーマです。
データをクラウドで管理するって安全？クラウド上にアップロードされているデータは、いったい誰のもの？　 …などの疑問を、Google Apps for Work 導入を検討されている方々からよくお聞きします。
その疑問に答えるべく、Google Apps for Work のセキュリティについてご説明していきましょう。
● Google Apps for Work のユーザーのデータは、ユーザーのもの
Google Apps for Work 利用規約（知的所有権、ブランド）やセキュリティホワイトペーパーにも記載がありますが、Google Apps for Work のデータの所有者は、あくまでもお客様自身であり、Google ではありません。Gmail のメール内容や Google ドライブにアップロードしているファイルなど、コンテンツ所有権はお客様にあります。全てのデータは、Google が所有・運用する世界各地のデータセンターで保護され、24 時間 365 日、サービスを提供し続けています。Google は 99.9% のサービスレベル契約（SLA）を提供しており、仮に特定のデータセンターが災害に遭って稼働停止した場合でも、別のデータセンターにて運用を引き継ぐことにより、サービスを停止することなく利用できるようになっています。
また、データを保護するため、暗号化（デフォルトで提供）、2 段階認証、セキュリティキー、セキュリティ診断などのセキュリティに関する革新的な技術を提供しています。さらに、今年 9 月にはクラウドのプライバシーに関する国際標準 ISO/IEC 27018:2014 の採用も発表されており、個人情報を保護することにも注力しています。また、お客様自身が SPAM メッセージなどをフィルタリングする方法や、メールのブラックリスト・ホワイトリストを実施する方法、利用者が個別に Google に迷惑メールをレポートしていただく方法も用意しており、全方位的に対応を取れるような仕組みを構築しています。
セキュリティに関しては、専門用語も多く、聞き慣れない言葉も多いかもしれません。 YouTube「Google Apps のセキュリティ概要」では、Google の提供するサービスの安全性についてわかりやすく解説していますので、ぜひご覧ください。

● 端末の管理で、セキュリティを確保
クラウドサービスは、いつでもどこでも、どの端末からでもアクセスできることが利点ですが、それゆえに、情報管理が難しいのでは？という声もよく聞きます。
Google Apps は、サービスにアクセスした端末の記録が残されています。アカウント情報の「端末のアクティビティと通知」にアクセスしてみてください。「最近使用した端末」を見ると、過去 28 日間に使用した端末や現在ログインしている端末が表示されます。このページから、アカウントへのアクセスを削除することもでき、ユーザー自身が管理することが可能です。また、アクセス可能な端末をあらかじめ指定することもできるため、利用する端末を登録しておけば、知らない端末からのアクセスを防ぐことができます。
万が一、端末を紛失した場合でも、遠隔操作で携帯端末内の情報を消去しリセットすることも可能です。たとえばユーザーが Android 搭載端末を紛失した場合、専用ウェブサイトを使用すると、リモートで端末を探してロックするなどの操作をユーザー自身が行えます。Google Apps 管理者は、iOS / Android 搭載端末をリモート操作することができます。※ ※ Google Apps for Work 利用ユーザーに適用されます。詳細はこちらをご覧ください。
クラウドセキュリティに対する疑問や不安を解消し、Google Apps をもっと活用してください。
[関連ページ] ● Google Apps for Work 公式サイト > セキュリティ ● Google アカウントへのアクセス権がある端末の確認 ● Android 搭載端末の管理
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あっぷす先生誤解をとく！オフライン編集ができるのをご存知ですか？

2015年10月15日木曜日

みなさん、こんにちは！
本日のテーマは「オフライン編集」です。クラウドグループウェアである Google Apps は、オンラインで使用するクラウドツールですが、設定によってオフラインの状態でも編集できるようになるんです。
「クラウド」とは、もともと 2006 年にエリックシュミットがクラウドコンピューティングという概念について発表したのが始まりでした。「自分のコンピュータをハードで持つ」という概念から、「ネットワークをコンピュータにして自分で好きに引き出す」というのがクラウドコンピューティングの概念で、“クラウド” の源泉です。これは Atmosphere Tokyo 2015 のブログでもご案内しましたね。
でも、いつでもネットワークにアクセスできる環境にあるとは限りません。でもそんな時に、「アクセスできなかったら、ドライブやドキュメントの編集はできない」と思っている方がいたら、それは誤解です！実は、許可設定を行うと、オフラインでも編集することが可能になるんです。
オフライン編集を設定してみよう
パソコンの場合、Google ドライブの設定画面から行います。Google ドライブの歯車印の [設定] をクリックし、[全般] の中から「オフライン」の項目を表示します。

「Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルをこのパソコンに同期して、オフラインで編集できるようにする」にチェックを入れると、オフライン編集が可能になります。
モバイル端末から行う場合は、個々のファイルから設定をします。 Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドの、いずれかのアプリを開き、オフラインで編集したいファイルを選択し、 1～2 秒押し続けます。そうすると、ボックスがひらきますので、左側のオフラインアイコンをタップします。もし塗りつぶされていないアイコンが表示される場合は、そのファイルは既にオフラインで使用できるように設定されています。

オフラインで編集する場合は、Chrome ブラウザまたは Chrome 搭載端末をご使用ください。現在、他のブラウザではオフラインアクセスの利用ができません。
※ オフライン編集が可能になると、ローカル環境にデータが保存されるため、必ず自分専用のパソコン等で設定してください。公共のパソコンや共有のパソコンでは、同期したデータを他人が表示できる場合がありますのでご注意ください。
オフラインの Gmail やカレンダー
ドライブのファイルだけでなく、実は Gmail やカレンダーにも、オフライン設定機能が付いてます。 Gmail は、Chrome アプリオフラインGmail を追加します。カレンダーは、[設定] からオフラインを選択し、Chrome アプリ Google カレンダーを追加します。
オフライン状態でもアクセスでき、表示が可能です。オフライン時の編集は、オンラインの際に同期されます。
今まで知らなかった！という方は、ぜひ設定してみてください。「オンラインでしか使用できない」と思っていた方は、ぜひオフライン時も利用してみてくださいね。移動中など重宝しますよ。
[関連ページ] ● オフラインでファイルにアクセスする ● オフラインでのカレンダーの表示
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あっぷす先生誤解をとく！もしかして誤解していませんか？Google ドライブの互換性

2015年8月27日木曜日

みなさん、こんにちは！この Google for Work 公式ブログで「おしえて！あっぷす先生」のコーナーをもらってから約 5 か月、いろんな企業の方から、記事を読んでいると声を掛けてもらう機会が増えました。みなさんとお話するなかで、Google Apps が活用されている様子を実感しながらも、実は、Google Apps について誤解されている方がいることにも気付きました。
ちょっとした誤解で Google Apps を活用していないのはもったいない！このコーナー内で、その名も「あっぷす先生誤解をとく！」と題し、もっと便利に活用できる Google Apps について、不定期でご紹介してまいります！
さっそく本日は、Google ドライブの互換性についてお話ししましょう。
Google Apps を仕事で使用すると、できることがもっと増えるんです
Google Apps 導入前は、文書作成ソフトや表計算ソフトなど、一般的なアプリケーションソフトを用いて業務をされていた方も多いと思います。Google Apps を導入すると、すべてクラウドに移行しなければいけない、と思われる方も多いようです。
「いままで使用していたファイルを、すべて変換しないといけないのでしょうか？」「ローカルのソフトに慣れているので、クラウドへの移行が大変そうで心配です…」
いえいえ、誤解です！Google Apps を導入しても、必要に応じて、いままでのファイルをいままでと同じように使用することもできますし、Google ドライブにアップロードして共有することも可能です。
また、Google ドライブは、doc/docx 形式、xls/xlsx 形式、ppt/pptx 形式、Google ドキュメントやスプレッドシート、スライドに変換する機能があります。
たとえば、ローカル環境のソフトウェアで編集したファイルを Google ドライブにアップロードし、アプリで変換すれば、クラウド上で編集を続行することができます。さらに、Google ドライブ上で編集したドキュメントを、ローカルファイル形（docx、xlsx、pptx、pdf 形式など）に変換してダウンロードすることもできます。
Google Apps 導入で、余分な移行作業が発生したり、既存の業務に支障が出るのでは…との心配は無用。むしろできることが増え、業務はきっと効率化されると思います。
Chrome デスクトップアプリで機能を拡張することもできます
また、Chrome の拡張機能「ドキュメント、スプレッドシート、スライドで Office ファイルを編集」をインストールすると、Office ファイルを Chrome にドラッグしたり、Gmail や Google ドライブで開いたりすれば、ドキュメント、スプレッドシート、スライドで開くことができ、表示や編集することもでき、それぞれのファイルは元の形式で保存しなおすこともできます。
業務によっては、Google Apps 以外のソフトウェアとの連携も必要になってくるでしょう。そんなときに、この Google ドライブの互換性はとても便利です。
わたくしあっぷすも、チーム内での業務は Google ドライブ上で完結しますが、お取引先の方とファイルのやり取りがある際は、ローカルファイルを添付したりします。いつもの業務をもっと効率化するのに、ドライブの互換機能はとても便利だと実感しています。
業務内容にあわせて、そしてそれぞれの好みにあわせて使い方をセレクトすることができるのが、やはり Google Apps の魅力です。ぜひみなさんも、Google Apps の機能を活用してください！
[関連ページ] ● ファイルをダウンロードする ● Office ファイルでの作業
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