2010年6月24日 Posted by 藤井彰人 / エンタープライズ部門 プロダクト マーケティング マネージャー

Google ドキュメントは、徹底して共同作業を効率よく行えるようデザインされています。これまでもドキュメントを個人やグループ単位で共有可能でしたが、今回さらに改良が加えられ、社内、組織内での共有設定やアクセスコントールがより簡単に行えるようになりました。




Google ドキュメントの新機能について

ドキュメントに対する共有設定が簡単に - Google ドキュメントに以下の設定を行うことができます。
  • 限定公開: 限定公開に設定すると、明示的に共有設定した人にのみファイルアクセスを許可することができます。ファイルにアクセスするには、ログインし、アクセス権限があることが条件になります。
  • リンクを知っている社内 ユーザー：このオプションを選択すると、URLを知っているドメインないのユーザはだれでもドキュメントにアクセスできるようになります。「誰でも編集できるようにする」を選択すれば、閲覧だけでなく編集も可能になります。本オプションを利用することで、ファイルへのリンクをチャットやメール、カレンダーなどへコピー＆ペーストして利用することができます。
  • 組織内、社内での公開：本オプションを選択すると、ドキュメントはGoogle ドキュメントの検索対象となり、組織内、社内の誰もが閲覧することが可能になります。
  • Google Appsの管理者が社外、組織外部へのドキュメント共有を許可していれば、ウェブへの公開や、誰でもリンクをしっていれば（ログインなしで）アクセス可能という設定も可能です。管理者はコントロールパネルでデフォルトの可視化設定を行うことができます。
ドキュメントへアクセス設定を確認
ドキュメントに対する可視化オプションはドキュメントリストの全てのファイル名の横に、またはドキュメントタイトルの横に表示されています。ドキュメントタイトル横の可視化設定もしくは共有ボタンをクリックすることで、全ての共同編集者や閲覧者を確認することが可能です。

ファイルURLのリセットも1クリック
「リンクを知っているユーザ誰にでもアクセスが可能」と設定されているファイルに対し、ファイルのリンク、URLをいつでもリセットすることができます。この機能によりファイルへのアクセスをより簡単にコントールすることが可能です。

Rentokil Initial社のGoogle Apps Technical LeadであるGavin Haslam氏は、「ファイル共有に関するこの新機能は、社内での情報共有をより簡単にしてくれます。Google Appsを利用する35,000人のユーザに対してリリースすれば、大幅に時間を節約することができるでしょう。

来週にもリリースされるこの新機能を、皆様にも気に入っていただけることを願っています。さらなるアップデートにもご期待ください。