Japan 公式ブログ
Google の企業向けソリューションに関する公式な情報やユーザーの事例などを、いち早く皆さんにお届けします。
唐津市役所もGoogleへ
2015年3月26日木曜日
災害などの万一の事態に備え、
自治体として画期的なパブリッククラウドソリューションを導入
唐津市について
佐賀県の北西に位置し玄界灘に面する
唐津市
は、2005年1月に、周辺の東松浦郡浜玉町、厳木町、相知町、北波多村、肥前町、鎮西町、呼子町などと合併し、また2006年1月には七山村を編入し、現在、約13万人(2014年12月現在12万7604人)の人口を擁しています。唐津市は古くから海上交通の拠点であり、海外との貿易の中心地でした。また、唐津神社の秋季例大祭である唐津くんちや特別名勝の虹の松原、呼子朝市などで良く知られています。
唐津市は、10年計画で進められている生活基盤整備の核である情報基盤の充実や防災・危機管理の充実を目指すとともに、2015年秋から実施される「番号制度(マイナンバー)」に備え、2014年2月に基幹系システム、4月には情報系システムをクラウド化しました。また、併せて、Google Apps を導入し、職場内のコミュニケーションの充実と業務処理の迅速化を図っています。
今回は、Google Apps 導入を決定された唐津市役所 総務部 総務課 情報推進係長 岡田和幸氏、同、情報推進係 吉田圭亮氏にお話をお伺いしました。
Google Apps導入の背景について‐佐賀県ICT推進機構の設立と災害に直面して
唐津市が今回、パブリッククラウド上で動作する Google Apps を導入した主な理由ですが、まず、自治体間での情報システムの共同・ネットワーク化の促進や、コスト削減、県内どこでも様々な行政サービスを受けられる環境整備を進めていくことを目標にし、2008年8月に佐賀県と県内20市町により佐賀県ICT推進機構が設立されたことがあります。
次に、2005年(平成17年)3月20日に福岡県北西沖の玄界灘で発生した福岡県西方沖地震や、2011年(平成23年)3月11日におきた東北地方太平洋沖地震、さらに佐賀県東松浦郡玄海町にある九州電力の原子力発電所である玄海原子力発電所についての課題や、ほぼ定期的に唐津を襲う大型台風への対応です。
現在の唐津市役所の建物は、築50年を迎えています。2005年3月、唐津市新設合併直後に福岡県西方沖地震が起きました。役所内で勤務をしていた情報推進係長の岡田氏は、ガラス窓全てが割れ、キャビネットが倒れるような恐怖を経験しました。住民の安全、安心を確保しなくてはいけないと思う一方、通信回線は止まり、メールの送受信はできず、電話がつながらないような状態に見舞われました。1時間~2時間ごとに1度の報告が義務付けられていた県への報告や地域住民への情報提供もできず、困惑した市民が窓口に来るような状態でした。事態が収束したのは5月で、地震発生から2ヶ月も経っていました。そのような経験を通じ、岡田氏は、災害時のシステムダウンによる業務停止を未然に防ぐため、役所内に設置されたサーバーのあり方を再考することにしました。災害情報についても、災害現場を確認し関係各所に報告できるシステムが必要だと感じていました。ちょうど世間では多くの組織がクラウド活用の利点について話すようになっていました。
さらに、唐津市では、競艇事業、防災対策などの関係上、24時間ノンストップのシステム運用が必要とされている一方、動作確認のために毎晩決められた時間にシステムを停止する必要がありました。また、ハードウェアなどの不具合に際しても、保守のためにシステムを停止していました。
そして、24時間、365日止まらないシステムの運用を目指し、当時利用していたグループウェアの見直しと、クラウドの活用を検討するようになったのです。
新たな情報基盤の検討について
新たなグループウェアの導入に際しては、4社の製品を比較検討しました。ここで注目したのが、災害時でも運用可能なのかなどの機能が担保できる仕様です。この際に、パブリッククラウドとして総合行政ネットワーク(LGWAN)に接続することへのセキュリティポリシーへの適合が懸念されましたが、ソフトバンクテレコムの工夫によりクリアすることができ、2014年3月から、パブリッククラウド上で動作するグループウェア Google Apps の使用開始となりました。これは、自治体でのパブリッククラウド利用という画期的なケースとなります。
ノンストップシステム、利用率向上、運用管理も容易に
Google Apps を利用するようになってからは、システム管理などの運用の手間が省け、システムの停止を経験することもなくなりました。システム停止がなくなったため、グループウェアの利用率は上がりました。現在は、出張先や外出先などから、庁内のポータルのアクセスや、メールの閲覧はできないようにしていますが、今後は、例えば津波がきて、庁舎が倒壊したとしても、インターネット越しでシステムが使える可能性に期待しています。
Google Apps for Work ほぼ全ての機能を活用、業務効率化に一役
以前使用していたグループウェアには、メールボックスの容量が1MB(メールとドライブで20MB)という制限があったため、毎日のようにメールを削除し、人によっては個人メールアカウントにメールを転送したりする人がいました。それが容量の大きい(容量制限30G) Gmail になったため、個人個人がメールの管理に費やす時間は必要なくなりました。Google Apps を導入したとき「メールの保存はどうしたらよいか?」と職員に聞かれ「何もする必要がない」と言ったところ、これまでとのあまりの違いに戸惑う職員もいたくらいです。
また、以前使用していたグループウェアは、使用可能な文字コードがシフト JIS だけなので、佐賀県などから来るUnicodeを使ったメールが文字化けしていて読めないこともありました。 Gmail については対応文字コードが複数あるため、そのようなわずらわしさからも解放されています。
Google カレンダーを利用して、会議室の他、公用車や大型プリンターの予約などの施設管理も行っています。共有カレンダーが反映されるサイトを作ることで、ひとめでわかるようにしています。
Google サイトを利用して、役所内のポータルを作っています。各係の担当が、自分で役所内に周知したい内容、イベントや交通事故の連絡、訃報などの情報を自分で掲載するなど、気軽に利用しています。
Google ドライブは、各課で実施する調査やイベント参加者のとりまとめ、部単位で開催されるミーティングの議事録の記載をする際などに使っていますが、多くの人に共有、同時に編集できる点が業務の迅速処理につながっています。
Google Apps の操作方法については、グーグル及びソフトバンク テレコムの担当者が来社し役所の職員の皆様に教育を実施しました。また、情報推進係の担当者達は、各部署にいる IT に強い人と連携し、皆が迅速に使い方に慣れるように進めていきました。
実際にお使いいただいている方々より
実際に Google Apps を利用している方々を代表し、以下お二人の方々にお話をお伺いしました。
企画財務部契約管理課 物品契約係 橋本宏美様
庁内で使う物品の購入、管理を担当。納入業者の担当者などとメールのやりとりをしています。以前から Gmail を個人で使っていたため、Google Apps に対する抵抗はほとんどありませんでした。これまでのメールに比べると、Gmail は、容量制限がなくなったと言えるほど大きくなった(30G)ため、削除するかどうかを考える時間が必要ありませんし、重要度その他によって、色がついたラベルで振り分けられるのも便利です。また、タイトルや送信者、その他の複数の角度から検索できるので、メールが探しやすく、メールの処理時間が短くなりました。
総務部 職員課 給与係 進藤亮作様
給与計算や支払い手続きなど、職員への給与係を担当。2015年の4月から Google Apps とクラウド上に搭載されている新給与系システムを使用しています。Gmail は、受信箱がすっきりしている点や、容量制限がないところが非常に助かっています。給与担当になる前は観光課にいたのですが、1メガバイトという制限があったので、写真やイラストを含んだメールのやり取りができず、無料のファイル転送ツールを使っていました。
Google サイトを利用して構築されたポータルには、給与係のため、頻繁に情報を掲載しています。また、Google ドライブを経由し、フォームやスプレッドシートを共有できるところなどが気に入っています。例えば、Google フォームを使うことで、職員に対するアンケートの集計が非常に楽になりました。以前は、紙でアンケートを取っていましたが、手書き文字が読めない場合などもあり、集計には多くの時間を費やしていました。現在は、メールで連絡をし、フォームに入力してもらったものを自動集計するだけなので、答えるほうも、集計する方も楽になったと思います。Google ドキュメントやGoogle スプレッドシートの共同編集機能は、決算資料を作成する際に役立っています。今後は、スプレッドシートでより多くの関数が使えるようになることを期待しています。
唐津市役所の導入事例PDFは
こちら
です。
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