新年度から、また新しいプロジェクトが始まり、メール量も増えました。以前使用していたメールソフトではフォルダに分けてメールを管理していたのですが、Gmail ではまだ整理していなくて…
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| あっぷす先生 |
あっぷす先生：
Gmail は検索機能が優れていますが、さらにラベルを組み合わせると、さまざまな分類ができます。わたしは、フィルタ機能も使って、自動でラベルを付けてメール整理をしています。
それでは本日は フィルタとラベル機能をご紹介しましょう。効率的に、メール整理ができますよ。
● ラベルを付けてメールを整理する
Gmail でラベルを作成すると、左のカテゴリ欄に作成したラベル一覧が表示されます。ラベルごとに分類されたカテゴリでソートすることもでき、たとえば複数のプロジェクトや取引先企業ごとにラベルを設定しておくと、関連するメールだけをすぐに表示できます。ラベルごとに色を変えられるため、見ただけでどの業務に関するメールであるかが分かって便利です。
このラベルを見ることができるのは自分だけ。「あとで読む」というラベルを付けるなど、タスク管理にも活用できます。
1 通のメールに複数のラベルを付けることもでき、管理もしやすいですよ。
● フィルタ機能で自動的にラベルを付ける
ラベルは手動で付けることもできますが、フィルタ機能を使って自動的にラベル付けをするのがおすすめです。
フィルタの設定は、Gmail 画面の右上の歯車アイコンから「設定」>「フィルタ」>「新しいフィルタを作成」からフィルタ作成画面にすすみます。送信者や件名等の条件を指定して「この検索条件でフィルタを作成」をクリック。そのフィルタ条件に対して付けるラベルを選択すると、設定した条件のメールに自動的にラベルを付けることができます。
既存のメールにも適用できるため、過去のメールもラベル付けすることができます。
● あっぷす先生の +1
デフォルトで「スター付き」カテゴリがありますが、重要なメールはスター付きにすると便利です。スターは設定で種類を増やすことができ、"has:yellow-star" などスターの名前を使って検索もできます。
みなさんもラベルとフィルタ機能を活用して、 Gmail をより使いやすくカスタマイズしてください！
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