それでは今回はバージョンアップした新バージョンのフォームで、実際の利用シーンを想定しながら作成してみましょう。たとえば「メンバーの Google ドライブ容量を把握し、アップグレードの希望を聞く」ことを、チームミーティングで一度に行いたいとします。
まず、Google フォーム作成過程からご説明しましょう。
Google ドライブの「新規」ボタンから「Google フォーム」を選択します。
Google フォームの設定画面が表示されますので、タイトル、質問項目、回答方法を選択して記入します。
プレビューボタンを押すと、回答画面の実際の表示を確認することができます。
タイトルとフォームの説明、質問内容を入力してプレビューボタンを押すと、下記の通り表示されます。
質問部分は設問タイトルと回答方法を選択し入力していきます。
質問タイトルの下に、説明文を追記することもできます。たとえば今回のように、ドライブ容量を回答するための参照場所などを記載することが可能です。
回答方法は、ラジオボタン、チェックボックス、プルダウン、記述式などから選択します。必須回答の選択もありますので、適宜設定して進めてください。
ひと通りの入力が終わったら、作成画面の送信ボタンを押しましょう。
回答するユーザー設定や配布方法の選択画面が開きます。匿名だけでなく、ドメイン内の場合はユーザー名の自動取得ができますので、今回のように個々のメンバーの容量を把握したい場合は、自動取得で行うと便利ですね。
メール送信や、フォームのリンク、埋め込み用の HTML タグなどが取得できます。
フォームからの回答結果は簡単に確認することができます。
「質問」の隣の「回答」タブをクリックすると、結果を確認することができます。結果はリアルタイムで反映されますので、チーム会のその場で結果を共有することができます！
「回答をスプレッドシートで作成」をクリックすると、スプレッドシートにデータを反映することができるため、図や表のレイアウトもカスタマイズすることが可能です。
● Google フォームのメリット
Google フォームの最大のメリットは、既存の紙やメール、表計算ソフトなどを使ったデータ数値・回答の集計と比べて、直感的にウェブ上ですぐに作成可能なところです。
専門知識がなくても、Google アカウントとインターネットさえあればすぐに目的のフォームが作成できてしまうんです。これは、社内の誰でも簡単に活用できるという意味で、大変ビジネス価値が高いですね。また、Google フォームには基本機能として、Gmail と連携し、メール上でそのままフォームに回答可能な HTML メールとして送信できる機能があります。
また、企業でGoogle フォームが活躍するシーンは、アンケートだけではありません。例えば、従来は紙で行っていた日報の集計業務も、スマートフォンで楽々行えてしまうんです。
みなさんも、Google フォームをもっと活用して、普段の業務を効率化してみませんか？
Google フォームには、あらかじめさまざまな「テーマ」が用意されています。テーマを選択すると、ヘッダや背景などデザインテンプレートが反映されるんです。
今回のフォームも、仕上げにテーマを反映してみましょう！
まずは「カラーパレット」ボタンから、テーマをクリックします。
たくさんのテーマが用意されています。たとえば、こんなフラワーイラストを選択すると、たったワンクリックでデザインが反映されます。
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