おしえて!あっぷす先生 第 24 回目:ハングアウトのテキストチャットを使いこなしたい!
2016年2月29日月曜日

![]()
化粧品会社
PR 担当 |
本日の質問者:
あっぷす先生、はじめまして。
昨年、育児休暇を経て職場に復帰しました。仕事と子育てとの両立に奮闘する日々のなか、Google Apps の便利さに感激しています。
大好きなツールがハングアウトで、クイックにコミュニケーションができるので場所の制限を感じません。
でも、取り込み中のときなど、ハングアウトを停止したいときはどうすれば良いのか…細かい機能を知りたいです。
昨年、育児休暇を経て職場に復帰しました。仕事と子育てとの両立に奮闘する日々のなか、Google Apps の便利さに感激しています。
大好きなツールがハングアウトで、クイックにコミュニケーションができるので場所の制限を感じません。
でも、取り込み中のときなど、ハングアウトを停止したいときはどうすれば良いのか…細かい機能を知りたいです。
![]() |
あっぷす先生 |
あっぷす先生:
はじめまして!職場復帰おめでとうございます。
場所を柔軟にするのがクラウドツールの大きな特長ですので、育児中のお父さん、お母さんにとっても Google Apps はたすかりますよね。
ハングアウトのテキストチャットですが、おっしゃるとおり、ミュートにしたいときもありますよね。シーンごとに使い分ける機能がありますので、本日は知っておいてほしいハングアウトの設定を 3 つご紹介しましょう!
ハングアウトのチャットのやりとりは、Gmail でメールをするよりも、もっと気軽にコミュニケーションがとれると思います。
例えばわたくしあっぷすは、チームメンバーへのちょっとした質問ならハングアウトのチャットで聞いています。また、同じ場所で打ち合わせしながら、ドライブやページ URL を送ることもしばしばあります。
ビジネスでテキストチャットをもっと活用するために、本日はハングアウトに備わっているいろんな機能をご紹介しましょう。
例えばわたくしあっぷすは、チームメンバーへのちょっとした質問ならハングアウトのチャットで聞いています。また、同じ場所で打ち合わせしながら、ドライブやページ URL を送ることもしばしばあります。
ビジネスでテキストチャットをもっと活用するために、本日はハングアウトに備わっているいろんな機能をご紹介しましょう。
● グループチャットでハングアウト名の設定
ハングアウトはグループチャットができるのはご存知ですよね。
意外に知られていないのが「ハングアウト名」で、グループチャットには名前をつけることができるんです。
オプション設定で、すぐに変更できます。いくつもグループチャットがある場合、名前が付いているとすぐになんのグループかわかって便利ですよ。
ハングアウトの内容が Gmail でも検索できることを以前お伝えしましたが、反対に履歴を削除したい方もいらっしゃると思います。削除したい時は、設定から「削除」をクリックします。
履歴を残したくない場合は、「ハングアウトの履歴」のチェックボックスを外します。一定の期間のみ表示が残り、その後、メッセージはチャットから削除され、Gmail アカウントには保存されません。
※ 相手がパソコン上で別のチャット クライアントを使用している場合、チャットの履歴のコピーが相手のパソコン上のソフトウェアに保存される場合があります。
また、プロジェクトが終わったときやメンバーが入れ替わったときなど、「アーカイブ」もおすすめです。アーカイブしたハングアウトは設定の中の「アーカイブ済みハングアウト」に入りますが、再度表示させることも可能です。
簡単にコミュニケーションが取れるのが利点ではありますが、会議中などの取り込み中など通知をオフしたいときもありますよね。そんなときは、通知のミュートをあらかじめ設定しましょう。
● あっぷす先生の +1
Gmail に表示されるスレッド内で、一番上にピン留めしておくことができるのです。名前の右側をクリックして、「上部に固定」を選択するだけ。よく連絡をするメンバーは上部に固定しておくと、クイックに立ち上げることができます!
意外に知られていないのが「ハングアウト名」で、グループチャットには名前をつけることができるんです。
オプション設定で、すぐに変更できます。いくつもグループチャットがある場合、名前が付いているとすぐになんのグループかわかって便利ですよ。

● 履歴を消したいときは・・・
ハングアウトの内容が Gmail でも検索できることを以前お伝えしましたが、反対に履歴を削除したい方もいらっしゃると思います。削除したい時は、設定から「削除」をクリックします。
履歴を残したくない場合は、「ハングアウトの履歴」のチェックボックスを外します。一定の期間のみ表示が残り、その後、メッセージはチャットから削除され、Gmail アカウントには保存されません。
※ 相手がパソコン上で別のチャット クライアントを使用している場合、チャットの履歴のコピーが相手のパソコン上のソフトウェアに保存される場合があります。
また、プロジェクトが終わったときやメンバーが入れ替わったときなど、「アーカイブ」もおすすめです。アーカイブしたハングアウトは設定の中の「アーカイブ済みハングアウト」に入りますが、再度表示させることも可能です。

● ミュート設定で通知オフ

通知をミュートすると、以下の通知がオフ設定になります。
- サウンド通知
- 新しいハングアウト ウィンドウのポップアップ
- スマートフォン通知
なお、通知をオフにしても、ハングアウト リストには新しいメッセージやビデオハングアウトへの招待が表示され、未読のメッセージは太字で表示されます。
メッセージやビデオハングアウトへの招待を送信したユーザーには、相手が通知をミュートしていることはわかりません。
以前ご紹介しましたが、ハングアウトのステータス欄に、すぐに返信ができないことを記載して、あらかじめお知らせするのもオススメです!
● あっぷす先生の +1
Gmail に表示されるスレッド内で、一番上にピン留めしておくことができるのです。名前の右側をクリックして、「上部に固定」を選択するだけ。よく連絡をするメンバーは上部に固定しておくと、クイックに立ち上げることができます!

![]()
化粧品会社
PR 担当
|
あっぷす先生、ありがとうございました!
どの機能もまだ使ったことがありませんでした。勉強になりました。さっそく、チームで使用しているグループチャットに名前をつけました!やりとりの多いメンバーも「上部に固定」を設定しました。ちょっとしたことですが、使いやすくなりました!
いろんな機能をもっと使いこなしていきたいと思います!
[関連ページ]
あっぷす先生コーナーで取り上げるテーマを募集します!
Google Apps の便利な使い方、ぜひこれは広めたい!という機能など、下記フォームからぜひ投稿してください!
「おしえて!あっぷす先生」 応募フォーム
あっぷす先生とは?
あっぷす先生は、クラウド型グループウェア Google Apps for Work(グーグルアップス)をこよなく愛する Apps ユーザーの一人。ツール機能を使いこなすことから、ついたあだ名が「あっぷす先生」。Google にも認められ、Google for Work 公式ブログで Google Apps の活用術を発信中。
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
あっぷす先生ってどんな人? 詳しくはこちら
あっぷす先生の過去ブログの記事は #あっぷす先生 から
Google Apps for Work 公式サイト >> あっぷす先生の入門講座