Google Apps for Work の Google ドライブの保存容量は、1 ユーザーあたり Gmail と合わせて 30 GB です。これが、Google Apps for Work Unlimited なら無制限になります※。
保存容量無制限だと、たとえば社内全てのデータを保存できます。高画質の動画ファイルや CAD ファイルなど、大きなファイルを共有する必要があるビジネスには絶対おすすめですね。容量制限のために何かを消したり、そのために仕事がストップしたり…それは本当にもったいないことです。
ちなみに、お使いの Google ドライブの容量はどこで確認するかご存知ですか？Google ドライブの画面の左下で確認もできますし、ドライブ ストレージにアクセスすると、容量の合計を表示します。一定期間しっかり使用していくと、やはり容量はかさみますね。
※ Google Apps for Work Unlimited を 5 ユーザー以上ご契約の場合。 5 ユーザー未満では、1 TB までとなります。
● 充実した管理機能、管理コンソールと Google Apps Vault
Google Apps と Google Apps Unlimited には、複数のアカウントを管理するための管理コンソールという、Apps 管理者向けのサービスがあります。一般ユーザーは見たことが無いかもしれませんが、こんな風に、わかりやすい管理画面のインターフェースで各種の設定可能なんです。
レポート機能は Google Apps for Work の利用状況を把握できる機能で、外部から閲覧可能なファイル数を見て情報漏えいのリスクをチェックをしたりできます。また、Gmail や Google ドライブのドキュメントまで、端末上のすべてのデータを遠隔操作で消去できるので、万一、ユーザーが携帯端末を紛失した場合でもすぐに対応できるんです。もちろんこれは一例で、管理コンソールには様々な機能が備わっています。操作が簡単だと、リスク対応もクイックに行えますね。
管理サービスにおけるオプショナル機能が Google Apps Vault で、Google Apps Unlimited に最初から含まれている機能です。 Google Apps Vault は Google Apps 上のデータをアーカイブすることができ、e-ディスカバリ機能でユーザーが削除したデータも保持することが可能です。データをアーカイブし検索できるということは、ユーザーの過去の操作履歴を追って、万一の訴訟やコンプライアンス監査に備えることができるということなのです。また、Apps 管理者の操作履歴もすべて記録しますので、未然に不正を防ぐこともできます。
こんな風に、アーカイブされているメールやチャットの内容、ドライブ上のファイルを、データとして書き出しすることができるんです。たとえば、退職後の社員だとしても、企業側は過去の行動にも言及できるのです。
● セキュリティを担保した環境をユーザーに提供
Google Apps Unlimited には、ほかにも高度な機能が備わっていますので、いくつかご紹介しましょう！
まずは
ホワイトリスト登録機能です。これは、グループ会社などの異なるドメインを、自社ドメイン同様の共有範囲設定ができる機能で、あらかじめ複数のドメインにまたがった作業が想定される場合に有効です。
そして、ユーザーのアクションをモニタリングできる監査ログと監査レポート機能。トラックできるのは
ダウンロードだけではなく、
プレビューや印刷も対象なんですよ。
昨年末に追加になった
Gmail のデータ損失防止 (DLP) 機能も、機密情報を知るべきではない人たちへの漏えいを防ぐことのできる、まさに革新的な機能です。あらかじめ定義した設定に相当するメールを検疫し、アラート表示や送信をブロックすることができるため、セキュリティ上危険を及ぼす可能性のあるユーザーの行動を防止することができます。
● あっぷす先生の +1
Google Apps は日々進化し、機能の追加や新しいサービスの提供されています。
Google Apps Unlimited で提供される細やかなサービスは、管理・監査機能が強化されていますが、これは単に管理側がうれしい、というだけではなく、Apps 管理者やユーザーの利便性を上げることに繋がります。
どんなに良い機能、サービスも、実際に活用されなければ意味がありません。Google Apps の機能は、とにかく使いやすさが特徴ですので、ユーザーにとっても、Apps 管理者にとっても、ベストな機能を用意することが一番だと思います！
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