" 使用していたアプリケーションがサービス 終了。その経験から「次は信頼できる会社のサービスを」と、Google Apps for Business を選択。メールやスケジューリングがストレスフリーに”
丸蔵株式会社
代表取締役 小川篤太郎さん

【編集者メモ】
丸蔵株式会社は、オーダーカーテン、カーペット、ムートン、雑貨など、インテリア関連製品の企画・製造・販売を手がける会社です。法人への卸売業務だけでなく、大阪府に 4 店の直営小売店舗を構え、ECサイトも運営しています。複数の拠点からビジネスを行う丸蔵株式会社の Google Apps 活用事例を、代表取締役 小川篤太郎様にお伺いしました。

導入前の状況
外出先で送受信したメールの管理が面倒で……。PC 買い替え時のデータ移行も大変でした。
前提として弊社では、外出や出張、それも仕入れなどの場合は海外出張が少なくありません。もちろん部署や各人のポジションにもよりますが、それでも、外出先でのメールデータとデスクにおけるそれとの管理には、かなり手間がかかっていました。メールのプロトコルに POP を使用していたのですが、その都度、確認して、データをローカルに移行して……といった具合です。日常業務以外でも、PC の買い替えを行う際は、これまたデータの移行に大変な手間がかかっていました。

また、スケジュール管理に関しては アプリケーションソフトと紙の両方を使用していて、バラバラという状況。誰が、いつ、どこにいるのかを把握するためには、両方を確認する必要がありました。とくに店舗業務においてはシフト管理が重要ですから、問題でしたね。

導入の経緯
なによりも怖かったのが“サービスの終了”。だからこそ、実績のある Google を選びました。
そういった問題を改善したいという思いは以前からあったのですが、アクションを起こしたのは外的要因から。2013 年の春にスケジュール管理に使用していたアプリケーションのサービスが終了することになったのです。しかも、サービス終了と同時にこれまでのデータもなくなってしまうとのことでした。

そこで新しいサービス導入の検討に入ったのですが、前述の経験から「サービスの終了が怖い」というのが頭にありました。正直、Google Apps for Business 以外にも検討したサービスはあったのですが、最終的に導入を決めたのは、コストや使い勝手に加えて、Google というブランドへの信頼感からです。「Google のサービスなら終了することはまずないし、データを失うようなことはないだろう」と。それも、ただネームバリューがあるとか、企業規模が大きいというだけでなく、海外、とくにアメリカでの実績などをみて、これなら、と思ったわけです。

導入後の効用
データ共有にあたっては、ファイル名の付け方がひとつのポイントだと思います。
導入したのは 2013 年 9 月末でした。

最初に行ったのは、全社員参加の講習会です。講師などは、外部に依頼したのですが、使い方の説明というよりは「どういったことが可能になるか」に力点を置いた内容でした。導入してから約半年が経った現在、振り返ってみても Google Apps for Business は「実際に触りながら、使い方を覚えていく」ということができるサービスだと思います。ですから、運営に関しては、「使いにくい」とか「わからない」といった苦労はほとんどありませんね。

主に使用しているサービスは Gmail と Google カレンダー、そして Google ドライブです。

メールはデータ管理が楽になりましたし、スケジュール管理に関しては、リアルタイムで更新できるので、いちいち内線での連絡をする必要がなくなり、時間短縮にもつながっていると感じています。また、Google ドライブでのデータ共有も、メール添付で共有していたころから考えると、格段に簡単になりました。ファイルごとにアクセス権限を設けることができるのは便利ですよね。ファイルを更新した後も、自動的にバックアップされるのも安心です。弊社では、社内向けのマニュアルなどもアップしています。

共有するデータに関しては、ファイル名の付け方が重要だと感じていますね。そこを統一すること、後々、検索する際の効率が違ってきます。ちなみに弊社では、日付と合わせて、日本語でプロジェクト名を入れています。英語で入れるのがスタンダードだと思いますが、日本語のほうが視認性も高く、扱いやすいのが理由です。

まだ導入して日が浅いのですが、今後は Google サイトを利用できればと思っています。現在、Google ドライブで共有しているマニュアル類や全社員で共有すべき情報をアップして、社内ポータルサイトとして機能させたいですね。

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