新企画「おしえて！あっぷす先生」第 1 回目は、イベント出欠確認での Google カレンダーの活用方法をご紹介。お花見・歓迎会シーズンにも役立ちます！
飲料メーカー
企画開発担当



本日の質問者：会社のお花見で、久しぶりに幹事をすることになりました。Google カレンダーでチームみんなの空き状況が一目でわかるので調整は簡単。でも、返答待ちの方へのリマインダーなど、個別の連絡事項が多くて大変で…

あっぷす先生、もっと効率的に Google カレンダーを活用する方法ってありますか？


あっぷす先生
あっぷす先生：チームでお花見、楽しそうですね。
わたしの場合は、スケジュール調整、招待状の送付、出欠確認やリマインダー送付まで、すべて Google カレンダー上でおこなっています。Gmail からではなく、Google カレンダー画面上から、ゲストにメールを送信できるのをご存知ですか？

本日は Google カレンダーの「ゲストにメールを送信」機能をご紹介します。






● Google カレンダー「ゲストにメールを送信」を活用する

カレンダーでゲストを招待すると、招待状の届いたゲストからは「はい」「未定」「いいえ」の返信が届きます。幹事の方は、その返信内容を確認しながら、詳細案内やリマインダーなど、適宜メールを送りますよね。そんなときに便利なのが、カレンダー画面の「ゲストにメールを送信」です。

ゲスト入力欄の右横の「ゲストにメールを送信」リンクをクリックすると、ダイアログが表示されます（下記図参照）。宛先に「参加」「未定」「不参加」「返答待ち」のチェックボックスがあり、選択によって宛先を適宜変更することが可能です。たとえば、返答が来ていない方に確認連絡をしたい場合は、宛先を「返答待ち」のみにチェックを入れると、メンバーを絞り込むことができます。

ゲストは返答時にメモを追加することもできますので、出席できるけど遅れてしまう、何日まで予定が確定しないから未定にしておく、などあらかじめメモ欄に記載してもらうようにすると、効率的です。

みなさんも、カレンダー機能を活用してください！

[関連ページ]
　● [時間を探す] 機能を使用してゲストとの予定を設定する
　● 予定にゲストを招待する
　● YouTube 動画: Google Apps デモ - スピーディーなコミュニケーション

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