Google Cloud Japan 公式ブログ: 株式会社ガリバーインターナショナルも Google へ - Google Apps for Work の導入で会社のグローバル化に大きく貢献。

株式会社ガリバーインターナショナルも Google へ - Google Apps for Work の導入で会社のグローバル化に大きく貢献。

2015年10月21日水曜日

Google Apps for Work の導入から 6 年で登録アカウント数は 3700 までに。ハングアウトを常時接続し、国内・海外拠点ともタイムレスに仕事ができる環境を構築！

株式会社ガリバーインターナショナルについて車の買い取りや販売を行うほか、「クルマのこと」に関わる様々な事業を展開している。設立当初は「買い取り」という業態そのものはまだ存在しておらず、中古車は価格設定があいまいであったため業界全体が不透明に見られがちであった。同社は、顧客に全国均一価格の提示を可能にし、中古車を適正価格で流通させることにより、中古車の信頼性と買い取りビジネスの認知向上に貢献し成長を遂げてきた。

今回は、株式会社ガリバーインターナショナル海外事業部許哲氏（左）、ITセクション坂口直樹氏（写真下・ベトナムよりハングアウトで参加）、紺野良太氏（中央）、広報セクション　谷村麻衣氏（右）にお話を伺った。
課題と効果 [ 課題１] パソコンごとにOfficeソフトをインストール。莫大なライセンスコストが必要だった [ 効果 1 ] Officeソフトを撤廃。使用はドキュメントやスプレッドシートに統一。大幅なライセンスコストのカットに成功
[ 課題 2 ] 社内資料がフォーマット化されておらず、ポータルサイトには類似資料や最新版が不明の資料が雑多にあった [ 効果 2 ] Google Driveで資料を共有。フォーマットを更新していくことをルール化し、作業効率アップにつながった
[ 課題 3 ] 離れた拠点とのやり取りは時差や相手の状況がわからないといった問題から非効率になることが多かった [ 効果 3 ] Google ハングアウトを常時接続しておくことで、海外拠点ともタイムレスに仕事が行えるように

非効率なグル—プウェア、向上しない生産性　Google Apps for Work を導入する以前、同社では使用していたグループウェアの都合上、社外とは E メール、社内とは別のメールとツールを使い分ける手間がかかっていた。また、事実上社外のモバイル環境からアクセスできないため、営業担当者は顧客とメールのやり取りをする際、営業店に戻って作業をしなければならず、最悪の場合はコミュニケーションのタイミングがずれることで顧客を逃してしまうこともあった。それだけでなく、 1 人あたり 100MB 程度という容量の少なさも問題になっていた。顧客と見積もり金額や車の写真などの重要な情報をやり取りする際、重い添付ファイルがあると送受信できない事態が頻発したのだ。しかも、重要なメールはローカル環境に保存しなければならず、セキュリティ上の問題もあった。こうした使い勝手の悪さを感じながらも、同社ではそのグループウェアを使い続けていた。「使えるならば使えばいい」という空気が蔓延していたのだ。
　そんな状況に一石を投じたのが、当時、海外事業担当の執行役員であった許哲（ホウ・チョル）氏だった。以前からクラウドコンピューティングに興味を持ち、セミナーへの参加や書籍などで研究していた許氏にとって、同社の情報環境は非効率極まりないものだったのだ。
「生産性を上げるには、まず第一にワークスタイルを変える必要があると感じていました。出社して自分の席につき、PC を立ち上げてメールをチェックするというスタイルではなく、どこにいても簡単にメールやカレンダーをチェックしてスピーディーに行動に移すようにしなければならない。情報環境を抜本的に改めるべきと考えたのです」と許氏は当時を思い出しながら力説する。

導入まで実質2週間というハイスピードな意思決定　全社の IT 環境の整備にもかかわってきた許氏は、さっそく経営トップの了解を得て、社内の正式な組織として「クラウドプロジェクト」を立ち上げた。そして、2009 年の 3 月から 4 月にかけて複数社の製品を検討。そのなかから Google Apps for Work を選択した。実質 2 週間というハイスピードでの導入だった。しかも、各製品の詳細な機能やリスクなどの比較検証は行わなかったという。その理由について許氏は次のように話す。
「 Google Apps for Work はコストパフォーマンスが圧倒的でした。他社の製品は Google Apps for Work の 2 倍から 7 倍の費用。これではいくら機能が充実していても割高感があるのは否めません。そして、一番の決め手になったのは “ Google の製品だった” ということです。それまでも Google は革新的な IT イノベーションを起こしていました。もちろんクラウド分野に関しても多額の投資をして研究を深めていることは知っていたので、我々のような半ば素人が細かく検証している時間があったら、その分早く導入したほうがためになると考えました。契約が 1 年ごとだったので、使ってみて問題があれば変えればいいと即決できたのも大きかったですね。便利なのに使わない、という選択肢は私のなかにはありませんでした」

導入から 6 年で登録アカウント数は 3700 までに　Google Apps for Work は、2009 年 5 月に約 280 の直営店に導入された。それから 6 年経った現在では、社員一人ひとりに Google のアカウントを提供するまでに。現在は 3700 アカウントにまで達している。
　Google ドキュメントやスプレッドシートの互換性の高さを活かし、Office 系ソフトを撤廃。パソコンを OS に関係なく使用できるようにし、ライセンスにかかるコストのカットにも成功している。また、これまでフォーマットが統一されていなかった業務マニュアルなどの資料は Google Drive で共有し、今ではいつでもどこでも同じ内容のものを確認できるように。ひとつのファイルを同時編集できるので、業務効率の向上にも役立っているそうだ。
「 Google Apps for Work を導入する以前は、各部署ごとにマニュアルを作成して社内のポータルサイトにアップしていたのですが、似たような資料が複数存在していたり、どれが最新のものかわからないといった事態が発生していました。しかし現在は、 Google Drive にマニュアル専用のフォルダを作成して資料を整理。必要があれば引き出す、変更があれば更新していくというスタイルになっているので、混乱が少なくなりました」とITチームの紺野良太氏。「直感的に使えるのが最大の魅力だと感じています。私自身、特別なセミナーを受講することなく、 Gmail も Google Drive も利用していますから」と広報部の谷村麻衣氏も使い勝手の良さを強調する。
　また同社では、アンケートの作成などを Google フォームで行うようにしている。社員からのパソコンに関するヘルプデスクへの問い合わせも電話ではなくGoogle フォームに切り替えた。その結果、電話は月 2000 件から 20 件程度に減少したという。
「使いやすくて便利なものであれば、社員は勝手に使うようになるんです。ヘルプデスクへの電話を廃止した際もはじめこそ異論がありましたが、現在では各社員がトラブルが発生したらまずフォームを確認するというスタイルになっている。その結果、自分で解決方法を学ぶようになっており、以前に比べて各社員の IT リテラシーも格段に向上していると思います」とゼネラルプロジェクトマネージャーの坂口直樹氏は話す。それに続いて紺野氏は「近年は就職活動に Gmail を利用している学生も多く、スムーズに仕事へ役立てている印象があります。将来、IT リテラシーの高いデジタルネイティブな人材は確実に増えていきますから、そういった人たちが働きやすい環境を築いていきたいですね」と補足する。

ハングアウトを常時接続し、遠方拠点ともスムーズな仕事が可能に　そして最近は、本社の Google ハングアウトを常時接続した状態にして、国内外の離れた活動拠点ともタイムレスに仕事を行うようになっている。「幕張や宮崎、ベトナムなどの状況が把握できるようになっています。お互いの顔が見える状態なので、変な気遣いなく仕事をすることができますね。まるで隣の席にいるような感覚です」と紺野氏。また、店舗でもハングアウトを活用して会議を行っているという。「これまでは電話でのやり取りがほとんどでしたが、顔を見ながらだったり、資料を見ながら会話ができるので、より充実した会議を行えるようになりました」と谷村氏は説明する。
　こうした Google Apps for Work 導入による成果について、許氏は「期待以上だった」と興奮気味に話す。「新しいサービスを導入する際には心配なこともありますが、便利とわかっているのに使わないことの方が不利益になると私は考えています。リスクがあるから使わないのではなく、リスクを減らすために何をすべきか。それを考えることが大切なのではないでしょうか。近年、弊社は海外展開にも力を入れていますが、グローバルスタンダードなサービスだから外国人社員でもすぐに使えるし、やり取りもスムーズ。これが日本国内だけのサービスだったら、そう簡単にはいきませんよね」。そして最後に、許氏は Google Apps for Work のさらなるサービスの拡充に期待を寄せた。
「 Google Apps for Work が今よりさらに便利になれば、会社のインフラを一本化することもできます。そうなれば、より密に連絡を取りながら仕事ができるし、アイデアをかたちにするスピードもより速くなるはず。国境を越えたコミュニケーションが確固たるものになれば、新しいサービスにもチャレンジしていきたいですね」