資料作成時、テンプレートの作成に時間が掛かりますよね。でも、チームでいつも使っているフォーマットがあれば、「テーマをインポートする」機能で読み込むことができます。
[テーマをインポートする] をクリックして、ドライブ上にある資料を選択するだけ。ワンクリックで、過去の資料のフォーマットを適用できます。
フォーマットに修正を加えたいときは、メニューバナーの[スライド] から、[マスターを編集]を選択。マスターであるスライドのレイアウトを変更すれば、いちいち各スライドのレイアウトを編集する必要はありません。
スライドを作成しただけでは、自分のマイドライブに入っているだけの状態です。あらかじめ共有設定を行うか、チームメンバー共有のドライブに格納して同じ共有範囲を設定しましょう。
右側の青いボタンの [共有] をクリックし、共有するメンバーを指定するか、
ファイル名の隣のフォルダアイコンをクリックして、ドライブに追加しましょう。
ファイルの移動は、メニューバーの [ファイル] > [管理] からも行うことができます。
そのファイルにアクセスしているメンバーは、右上にアイコンが表示されます。そのアイコンをクリックしたら、今どのページにいるかがわかります。
● 共同編集には、変更履歴とコメントを活用
さあ、チームとの共有ができたら、早速資料作成です。同じファイルを一緒に、しかもリアルタイムに同時編集ができますが、「ここは誰が編集したんだろう？」「いま先輩はどのページを編集しているのかな？」「このページについて質問したい」など、共同編集ならではの質問が出てくると思います。そんなときは、変更履歴とコメント機能を活用してください！
誰がどの部分を編集したのかがわかるのが、変更履歴のチェックです。
不明点があれば、コメントをつけることができます。でも、複数人で資料作成しているときにコメントを付けても、誰が答えて良いかわかりませんよね。そんなときは、+アドレスで、宛先を指定しましょう。以前、ドキュメントの編集でもご紹介しましたが、コメントに + の後に、アドレスを記載すると、そのコメントが記載したアドレス宛に通知が届きます。
● あっぷす先生の +1
作成中資料などいち早くアクセスしたいときに便利なのが、「スター」機能です。ファイル名の横のスターマークをクリックするだけで、そのファイルに「スター」が付きます。
このスター付きのファイルには、ドライブのカテゴリから簡単にアクセスできます。
ドライブの左カラムのカテゴリの中に、「スター付き」がありますよね。これをクリックすると、スターの付いているファイルの一覧を表示します。
本日は、Google Apps が初めての方向けに、スライドで資料を作成する際のポイントをご紹介しました。便利なツールがあるならば、せっかくですので、最大限活用してみてくださいね。
あっぷす先生、ありがとうございます。
複数のメンバーで編集できるからこそ、共同編集時に便利な機能をまずは伝授すべきですね。これできっと、新しいメンバーも楽しんで Google Apps を使用して仕事ができると思います。
便利な「スター」機能、私も今日から活用します！
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あっぷす先生とは？
あっぷす先生は、クラウド型グループウェア Google Apps for Work（グーグルアップス）をこよなく愛する Apps ユーザーの一人。ツール機能を使いこなすことから、ついたあだ名が「あっぷす先生」。Google にも認められ、Google for Work 公式ブログで Google Apps の活用術を発信中。
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あっぷす先生ってどんな人？ 詳しくは
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あっぷす先生の過去ブログの記事は
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